GESTION EMPRESARIAL

BJETIVOS DEL PROYECTOS

los objetivos generales  corresponden a las finalidades genéricas de un proyecto o entidad. No señalan resultados concretos ni directamente medibles por medio de indicadores pero si expresan el propósito central de un proyecto.Tienen que ser coherentes con la misión de entidad.

Definiríamos el plan de una empresa como el documento que identifica, desarrolla y analiza una idea de  negocio particular describiendo, a través de sus partes, todos  los elementos necesarios a tener en cuenta  para convertir la idea de negocio en un PROYECTO EMPRESARIAL.

RAZONE PARA  ESTABLECER OBJETIVOS:

• Permitir enfocar esfuerzos hacia una misma direccion 
• Sirven de guía para  formular estrategias 
• Disminuyen la incertidumbre 
• Generan coordinación, organización y control. 
• Genera participación ,motivacion y compromiso.
• Revelan prioridad

PLAN DE ACCIÓN

El plan de acción, específicamente es cuando se marcan los pasos o caminos a seguir para lograr los objetivos. Y eso incluye una agenda con fechas límites para las acciones más significativas. También una lista de los recursos necesarios para lograr los objetivos y los métodos de medición para los mismos.

Un plan de acción marca las áreas con problemas  potenciales, que se considera el impacto cruzado de las acciones que aumentan la productividad. Se diría que es el camino o el catalizador que transforma tu plan de negocios en resultados útiles.

a clave del plan de acción son los objetivos que traces, ya sean a corto y a largo plazo. Es conveniente definir primero los objetivos de largo plazo y después los que son de corto plazo. Convirtiendo así el objetivo mayor en diferentes puntos los cuales se puedan ir revisando cada período de tiempo, ya sean trimestrales o semestrales para ver si están cumpliendo.

El plan de acción ayuda a definir cómo manejar el negocio en el día a día. Marcando cuestiones tales como cuándo o de qué manera hay que ocuparse de la investigación y desarrollo, de la contratación de empleados, o atender a los clientes, si hay  que mejorar la oferta, publicitar la empresa o trabajar con socios y proveedores.

Como ejecutarlo es otra parte importante. Una vez identificados los objetivos a corto y largo plazo, estarás preparado para empezar con la ejecución, utilizando el método paso a paso.

Cómo ejecutar tu plan de acción  de manera más simple

1. Crea un plan de acción basado en tu plan de negocios.
2. Revisa el plan de acción con su equipo de colaboradores y pide que te hagan comentarios.
3. Acuerda una estrategia y una dirección.
4. Revisa la lista de objetivos a corto y a largo plazo.
5. Divide los objetivos pequeños y objetivos manejables.

Así es que puedes desarrollar tu propio plan de acción, en tu empresa sin ningún problema, solo tienes que seguirlo paso a paso y veras que todo te saldrá bien y sin más.

IDENTIFICANDO LOS RECURSOS:

Identificar recursos supone conocer cuáles son las personas, los equipos o el material y qué cantidad de cada recurso se necesitará para realizar el proyecto. La identificación de recursos se coordina junto con la estimación de los costes.

La identificación de recursos requiere revisar estos factores consideradas entradas:

• Factores ambientales de la empresa. Alguno de estos factores son:
  • Cultura de la organización.
  • Infraestructura (instalaciones y equipos).
  • Recursos humanos.
  • Condiciones del mercado.
  • Sistemas de información de gestión de proyectos.
• Activos de los procesos de la organización. Entre los que se incluye:
  • Políticas formales e informales relacionadas con la planificación de actividades, procedimientos y guías.
  • Lista de actividades de proyectos anteriores.
• Enunciado del alcance del proyecto. Se tiene en cuenta:
  • Productos entregables, restricciones (limitan las opciones del equipo) y asunciones (factores medibles para la planificación, como las horas de trabajo) que han sido documentadas.
• Estructura de desglose del trabajo. Fundamental para la realización del cronograma. También conocida como EDT, puede utilizarse la plantilla de un proyecto anterior semejante. La descomposición del trabajo del proyecto implica:
  • Identificar productos entregables y el trabajo que hay que realizar para entregarlos.
  • Estructurar y organizar la EDT
  • Verificar que el grado de división del trabajo es suficiente.
• Diccionario de la EDT o estructura de desglose del trabajo. Se denomina diccionario al documento que se crea para desglosar el trabajo. Detalla los paquetes de trabajo y las cuentas de control, también puede incluir información sobre contratos, calidad y referencias técnicas que faciliten la realización del trabajo.
• Plan de gestión del proyecto, que contiene el cronograma y que facilita el desarrollo y la planificación de actividades del cronograma y del plan de gestión del alcance.

Las herramientas disponibles para la identificación de recursos son:

• Descomposición, para hacer manejables los paquetes de trabajo y convertirlos en actividades del cronograma.
• Plantillas. Pueden utilizarse como base las listas de otros proyectos.
• Planificación gradual. La EDT y su diccionario reflejan la evolución del alcance del proyecto.
• Juicio de expertos. Tanto miembros del equipo como otros expertos pueden aportar la experiencia para definir las actividades.
• Componente de planificación. Cuando la EDT no es suficiente  para descomponer un paquete de trabajo. El equipo utilizará estos componentes de planificación para programar el trabajo a diversos niveles superiores dentro de la EDT 
  

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES:

Técnica de un Proveedor: una sociedad necesaria.

El buen manejo de la logística de cualquier organización, se inicia con los mejores proveedores, por lo cual es obligatorio realizar una adecuada selección de los mismos.

Qué es entonces un proveedor? Con una concepción muy actual se puede definir un proveedor como (19):

Organización o persona que proporciona un producto o servicio. (Productor, Distribuidor, Vendedor de un producto o prestador de un servicio o información)

Pero dentro de esta definición se establecen categorías, que dependen del estado de procura en que se encuentra el mismo, entonces podemos decir que estamos ante un Proveedor Actual cuando se trata de aquellos con los que se ha liquidado al menos un contrato. (En Evaluación, Evaluados e Inactivos), y de un Proveedor Potencial, aquel proveedor nuevo, con posibilidades de competir con los proveedores actuales, del cual se espera un comportamiento superior o similar que el del proveedor actual.

Un buen proveedor debe ser capaz de suministrar los materiales, equipos, repuestos, servicios y otros insumos que respondan a las necesidades de la empresa solicitante y en el momento que deben ser recibidos por esta de acuerdo a sus demandas y en condiciones que permitan llevar a cabo las distintas operaciones de manera adecuada con el fin de producir y hacer llegar sus productos y servicios con la calidad y condiciones requeridas por sus respectivos clientes, en el momento establecido (10).e ventas AIDA

En relación a la administración de los proveedores, la tendencia en el estado del arte y de la práctica, ha demostrado la necesidad de fortalecer las relaciones, a partir de verdaderas alianzas estratégicas, basadas en acuerdos colaborativos que faciliten la integración de los procesos del sistema Proveedor-Cliente. Dicha tendencia, se considera en la actualidad como una de las prácticas de gestión de clase mundial [9].

Una estrecha relación Cliente – Proveedor se caracteriza por:

• Reconocimiento de la importancia del proveedor en la consecución de los objetivos de la organización
• Desarrollo de relaciones GANA-GANA
• Adopción de una conducta de apertura, confianza y honestidad.

Selección de proveedores

Es indiscutible el papel preponderante que juegan los proveedores ya que son el punto de partida de toda la logística empresarial por lo que es necesario hacer una muy buena selección de los mismos. Pero la selección de Proveedores adecuados no es una tarea sencilla, por involucrar una gran cantidad de criterios. Este hecho involucra múltiples criterios, lo que ha generado un conflicto sobre cuáles serian los que realmente definen la calidad del proveedor y qué métodos son los ideales para evaluar su desempeño. La selección entonces se debe realizar sobre aspectos muy claros, entre una gran cantidad de ellos que señalan Álvarez y Calandro (1), se pueden considerar:

• Los productos y servicios en si
• La calidad
• Los precios
• Su organización
• El apoyo técnico que ofrecen
• La responsabilidad
• Los recursos que disponen
• Sus referencias empresariales
• Sus servicios de atención al cliente
• Sus procesos de aceptación de reclamos
• El manejo de sus entregas
• Las frecuencias de las entregas
• El estado de los pedidos
• La fiabilidad y facilidad de las entregas
• Los costos

Formas de selección de proveedores

1.- Por Licitación Pública.
2.- Por invitación.
3.- Por promoción del proveedor

Los diez principios de selección de proveedores

Principio 1: Tanto el Cliente como el Proveedor son totalmente responsables por la aplicación del control de calidad, con recíproca comprensión y cooperación entre sus sistemas de control de calidad.

Principio 2: El Cliente y el Proveedor deben ser independientes el uno del otro y respetar esa independencia recíprocamente.

Principio 3: El Cliente tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor información clara y adecuada sobre lo que se requiere, de modo que el proveedor sepa con toda precisión qué es lo que debe fabricar.

Principio 4: Antes de entrar en transacciones de negocios, el Cliente y el Proveedor deben celebrar un contrato racional en cuanto a cantidad, calidad, precio, condiciones de entrega y forma de pago.

Principio 5: El Proveedor tiene la responsabilidad de suministrar una calidad que sea satisfactoria para el Cliente, y también tiene la responsabilidad de entregar datos necesarios y actualizados a solicitud del Cliente.

Principio 6: El Cliente y el Proveedor deben acordar previamente un método de evaluación de los artículos, que sea aceptable y satisfactorio para ambas partes.

Principio 7: El Cliente y el Proveedor deben incluir en su contrato, sistemas y procedimientos, que les permitan solucionar amistosamente las posibles discrepancias cuando surja cualquier problema.

Principio 8: El Cliente y el Proveedor, teniendo en cuenta el punto de vista de la otra parte, deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.

Principio 9: El Cliente y el Proveedor deben siempre controlar las actividades comerciales, tales como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios, trabajos de oficina, y sistemas, de manera que sus relaciones se mantengan sobre una base amistosa y satisfactoria.

Principio 10: El Cliente y el Proveedor en el desarrollo de sus transacciones comerciales, deben prestar siempre la debida atención a los “intereses del consumidor”.

DOP

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP) 

DIAGRAMA DE PROCESOS:
Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o procedimiento identificándolo mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza.
Incluye: toda la información que se considera necesaria para el análisis.
con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficientes es conveniente clasificar las acciones durante un proceso: Transportes - Inspecciones -Retrasos o demoras- Almacenajes

El Diagrama de Operaciones del Proceso es la representación gráfica y simbólica del acto de elaborar un producto o servicio, mostrando las operaciones e inspecciones por efectuar, con sus relaciones sucesivas cronológicas y los materiales utilizados.

En este diagrama solo se registraran las principales operaciones e inspecciones para comprobar su eficiencia, sin tener en cuenta quien las efectúa ni donde se lleva a cabo.

IMPORTANCIA DEL DOP:

• Clarifica toda la secuencia de los acontecimientos del proceso.
• Ayuda a mejorar la disposición del manejo de los materiales.

• Ayuda a identificar la materia prima primaria y la secundaria.

TÉCNICA AIDDA

Esta técnica vio su origen en los años cincuenta desde cuando las ventas han sido consideradas como una profesión y se iniciaron diversos programas de capacitación en ventas. Describe el proceso básico por medio del cual las personas son motivadas por estímulos, que conducen a ventas exitosas.

Atención:

Solo tenemos entre 1 y 5 segundos para llamar la atención, ya sea por teléfono o en visita cara a cara, tiempo en el cual la otra persona se forma una primera impresión de usted, donde lo que cuenta es la imagen personal y el marketing personal. A pesar de la presión del tiempo, preséntese en forma natural y relajado, espere que le digan “no gracias” y recuerde que cada “no”, lo pone más cerca del “sí”.

Interés:

Recordemos que solo tenemos entre 5 y 15 segundos para crear algún interés, debido a que es necesario decir o mostrar algo interesante y proveer ventajas claras y beneficios tangibles para el cliente, la persona a la que está contactando debe tener una necesidad real o potencial por su producto o servicio (lo que implica que debió existir un adecuado trabajo de prospección). no olvidemos que debemos desarrollar la habilidad necesaria para desarrollar empatía (ponerse en los zapatos del cliente) para entender al cliente, su situación y necesidades.

Deseo:

Para despertar el deseo, el vendedor debe tener la habilidad de interpretar la situación del cliente, sus prioridades y limitaciones, a través de preguntas y respuestas muy empáticas; debe dominar la “técnica de preguntas”. Se debe construir confianza y establecer simpatía e identificarse (química) con el prospecto o cliente, para ganar credibilidad sobre lo que se ofrece. La clave es demostrar cómo usted, su producto y su organización son confiables y responden a una necesidad real del cliente potencial, con soluciones adecuadas, aún en los términos de las condiciones de la venta (forma de pago, entregas, etcétera.).

Acción:

se trata, simplemente, de convertir al cliente potencial en cliente real, y es sencillamente pasar del deseo a la acción, a obtener la orden, a la firma del pedido, al cierre del negocio. Por inercia o en forma natural el cierre no llega, hay que inducirlo; la acción o el cierre es tener la habilidad de captar el momento y plantearlo con naturalidad y promover el acuerdo para el próximo paso, cualquiera que éste sea.

Por supuesto, si los tres primeros pasos, han sido exitosos, más fácil será llegar al cierre o la acción. Es decir, si la venta ha sido bien conducida, el prospecto llegará a la acción sin mayor controversia. Cualquier combinación de los factores: estilos, personalidades y comportamientos, le permitirá al vendedor establecer el AIDA más adecuado para abordarlo y venderle.